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25/05/2015
Dos palcos para as telas, de computador
Com 260 contas bancárias, quase 10 mil pagamentos mensais e 2 centenas de lançamentos em folha por dia administrados por meio de planilhas, a Cooperativa Paulista de Teatro tinha em mãos um potencial cenário de tragédia grega. A história mudou com a entrada em cena de um software de ERP customizado para colocar em dia folhas de pagamento e processos fiscais

Em 1979, mais precisamente em agosto, foi fundada a Cooperativa Paulista de Teatro. A ideia foi reunir artistas e técnicos criando condições para o exercício de suas atividades, além da produção, difusão e representação dos associados, individual ou coletivamente. O projeto funcionou tão bem que atualmente conta com 3,1 mil cooperados e cerca de 800 companhias de teatro, dança e circo.  

Mas o caminho do sucesso não foi pavimentado só com flores – há nele também planilhas, muitas planilhas, o que acabou por se tornar sinônimo de enxaqueca para os administradores da CPT. É que além de apoio, a Cooperativa também realiza pagamentos aos artistas e tem de prestar contas minuciosas dos gastos na medida em que a maioria dos projetos tem apoio de recursos públicos. Por mês, são feitos quase 10 mil pagamentos, cada qual vinculado a um perfil de projeto e com particularidades próprias. Como esse montante se trata apenas da ponta de um iceberg administrativo, o uso de planilhas acabou levando a CPT a um roteiro de falta de agilidade em pagamentos tanto de cooperados como de fornecedores. Em 2011, Carlos Eduardo da Cruz foi contratado como diretor executivo com uma missão: modernizar a gestão e os processos da Cooperativa, afastando os riscos e tornando a entidade mais transparente.  

Cadu, como é conhecido, arregaçou as mangas e iniciou o trabalho primeiramente com um programa para agilizar os pagamentos. “Contratamos um software que cuidava apenas da folha de pagamentos, mas não deu certo – ele exigia muito retrabalho de nossa parte”, explica. No segundo movimento, em 2013, a entidade teve sorte maior contratando o módulo Fiscal do software de ERP (Enterprise Resource Planning) da Dzyon S/A, uma empresa que desenvolve programas modulares de gestão de negócios com foco em facilidade de uso. ERP nada mais é do que um sistema integrado para gerenciamento empresarial, e era justo o que a CPT precisava.  

No fim do mesmo ano, a Cooperativa contratou um novo módulo do ERP Dzyon, dessa vez para folha de pagamentos, e os resultados não poderiam ser melhores. “Como trabalhamos muito com dinheiro público, às vezes demoramos a receber e, ao repassar a verba para os artistas, precisamos ser extremamente ágeis para não prejudicá-los. Foi essa agilidade que ganhamos com a Dzyon”, comemora Cadu. “Fazemos 300 pagamentos por dia e, com o ERP Dzyon, o ganho para o cooperado é absurdo. Com a amarração que a ferramenta faz, o cooperado tem muito mais informações sobre o próprio projeto e assim consegue controlar os gastos das peças.”  

Além disso, a ferramenta vem ajudando nos processos diários da Cooperativa. “Por dia, realizamos de 150 a 200 lançamentos em folha, e além disso administramos cerca de 260 contas bancárias. Com a separação automática feita pelo programa tivemos de cara um ganho tremendo de agilidade e tempo. O que antes demorava de três a quatro dias hoje resolvemos em quatro horas.”  

A CPT também usa outro ERP, o Dynamics, da Microsoft, e a integração dos dois foi a chave para o sucesso. “Todos os envolvidos no projeto tiveram que tomar coragem, pois foi algo novo. Fora que também é um case único de implantação de software em uma Cooperativa. Isso demonstra a capacidade dos parceiros e de adaptação. A Dzyon tem sistemas que podem ser customizados, e isso aliado à integração com o Dynamics ajudou bastante”, conta o diretor da CPT.

Mas quem pensa que só a CPT ganhou com o processo, se engana. Na Dzyon a recíproca é verdadeira. “Nosso sistema foi capaz de atender a todas as necessidades do cliente, de forma simples, rápida e padronizada. Além disso, a Cooperativa Paulista de Teatro é nosso primeiro cliente a usar o Dzyon Gestão de Pessoas totalmente integrado ao ERP Dynamics. As equipes bem alinhadas realmente fizeram um ótimo trabalho”, conta Francine Nonaka, CEO da Dzyon.


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